недостача в кассе что делать работодателю

Содержание
  1. Недостача денежных средств в кассе
  2. Кто может выявить недостачу
  3. Виновен всегда кассир
  4. Виды ответственности за недостачу
  5. Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе
  6. Порядок взыскания недостачи
  7. Когда кассир не виноват
  8. Как провести недостачу по бухгалтерии
  9. Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба
  10. Материальная ответственность работника
  11. Обстоятельства, исключающие материальную ответственность
  12. Договор о полной материальной ответственности
  13. Недостача у продавца
  14. Взыскание ущерба
  15. Ревизия не заменит инвентаризацию
  16. Инвентаризация товаров у индивидуального предпринимателя
  17. Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт
  18. Инвентаризация кассы: когда и зачем проводится
  19. Как проходит инвентаризация кассы
  20. Как оформить недостачу
  21. Как привлечь кассира к ответственности
  22. Как взыскать сумму недостачи
  23. Общество с ограниченной ответственностью «Ясно» Приказ
  24. Что делать, если ответственных нет и деньги взыскать не с кого
  25. Как отразить недостачу наличных в кассовой книге
  26. Бухгалтерский и налоговый учет недостачи

Недостача денежных средств в кассе

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

Вид правонарушения Санкция Срок, сумма
1. Кража Штраф До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
Обязательные работы До 180 часов
Исправительные работы От полугода до года
Ограничение свободы До 2 лет
Арест От 2 до 4 месяцев
Лишение свободы До 2 лет
2. Мошенничество Штраф До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
Обязательные работы До 180 часов
Исправительные работы От 6 месяцев до года
Ограничение свободы До 2 лет
Арест От 2 до 4 месяцев
Лишение свободы До 2 лет
3 Растрата, присвоение Штраф До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
Обязательные работы До 120 часов
Исправительные работы До полугода
Ограничение свободы До 2 лет
Лишение свободы До 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Порядок взыскания недостачи

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

Источник

Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба

Выявление недостачи и расчеты по ней чреваты судебными спорами – по искам как работника, так и работодателя. Документирование таких операций требует строгого соблюдения прав обеих сторон.

Контроль за сохранностью имущества экономического субъекта – важнейший элемент системы внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете», подп. «а» п. 3 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»). К числу процедур внутреннего контроля фактического наличия и состояния объектов относится инвентаризация (подп. «е» п. 8.1 Информации № ПЗ-11/2013). Рассмотрим особенности этой процедуры для предприятий торговли применительно к выявлению недостачи товаров.

Материальная ответственность работника

Не подлежит сомнению, что сохранность активов компании обеспечивается за счет материальной ответственности ее работников.

В силу статьи 232 Трудового кодекса РФ работник, причинивший работодателю ущерб, возмещает его по правилам, установленным данным кодексом. Эти правила устанавливает статья 238 Трудового кодекса РФ. А именно: работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Тем не менее, взыскать причиненный ущерб без ограничений можно лишь в случае полной материальной ответственности работника. Соответствующие случаи перечислены в статье 243 Трудового кодекса РФ. Среди них – недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

В соответствии со статьей 244 Трудового кодекса РФ под специальным письменным договором нужно понимать договоры о полной материальной ответственности – индивидуальной либо коллективной (бригадной). А примерами разовых документов могут служить:

Однако руководитель организации несет полную материальную ответственность в силу закона – на основании части первой статьи 277 Трудового кодекса РФ. По этой причине договор о полной материальной ответственности руководителя не оформляется.

В случаях, прямо не оговоренных статьей 243 Трудового кодекса, за причиненный ущерб работник понесет материальную ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка. Основание – статья 241 Трудового кодекса РФ. Такую материальную ответственность именуют ограниченной (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). По мнению автора, оставшуюся часть суммы ущерба, невозможную к взысканию с работника, можно предъявить руководителю компании – разумеется, при наличии к тому правовых оснований (п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»).

Обстоятельства, исключающие материальную ответственность

Планируя взыскать ущерб, необходимо принять во внимание положения статьи 239 Трудового кодекса РФ. Дело в том, что материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие:

Полагаем целесообразным пояснить нормативные основания для освобождения от материальной ответственности.

Под непреодолимой силой понимают чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства (п. 3 ст. 401 ГК РФ). Требование чрезвычайности подразумевает исключительность рассматриваемого обстоятельства: его наступление не является обычным в конкретных условиях (п. 8 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2016 № 7). К таким обстоятельствам относятся, в частности, стихийные бедствия (землетрясение, наводнение, ураган), пожар, массовые заболевания (эпидемии), забастовки, военные действия, террористические акты, диверсии (п. 1.3 приложения к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 № 173-14). Очевидно, что от воли сторон трудового договора такие события не зависят.

К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей (п. 5 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238 ТК РФ).

На наш взгляд, иллюстрацией нормального хозяйственного риска служат недостачи товаров вследствие хищений покупателями в торговых залах магазинов самообслуживания (решение ВАС РФ от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). В этой связи можно воспользоваться Порядком утверждения и условиями применения дифференцированных размеров списания потерь товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания, утвержденным приказом Минторга РСФСР от 08.07.1984 № 194. Причем подобные потери в пределах норм естественной убыли принимаются и в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 29.11.2005 № 03-03-04/1/392, постановление ФАС Поволжского округа от 18.07.2013 по делу № А65-23469/2012).

А причинение лицом вреда в состоянии крайней необходимости подразумевает устранение опасности, непосредственно угрожающей личности и правам данного лица или других лиц, а также охраняемым законом интересам общества или государства, если эта опасность не могла быть устранена иными средствами и если причиненный вред является менее значительным, чем предотвращенный вред (ст. 2.7 КоАП РФ, ч. 1 ст. 39 УК РФ).

Этот «экскурс» в юриспруденцию призван показать, что разрешение споров о материальной ответственности работника требует определенной юридической грамотности.

Договор о полной материальной ответственности

Полная материальная ответственность может быть индивидуальной либо коллективной (бригадной). Последний вариант применяется, когда продавцы работают посменно.

Обратите внимание: перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85, причем данный документ зарегистрирован в Минюсте России.

Так, в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, включены:

Типовой договор о полной материальной ответственности может быть дополнен новыми условиями, не противоречащими Трудовому кодексу. Однако исключать из него условия, предусмотренные нормативным правовым актом Минтруда России, не следует.

В соответствии с Типовой формой договора о полной материальной ответственности:

Недостача у продавца

Фактическое наличие товарно-материальных ценностей выявляется при инвентаризации (ч. 2 ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Напоминаем, что порядок проведения инвентаризации регламентируют:

Инвентаризации проводятся в плановом порядке, установленном руководителем организации. Однако проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года), при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения имущества.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

На основании статьи 246 Трудового кодекса размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Фактическая себестоимость недостающих товарно-материальных ценностей отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
— отражена сумма недостачи товаров.

При этом суммы НДС по списанным товарам, ранее правомерно принятые к вычету, восстановлению не подлежат (решение ВАС РФ от 19.05.2011 № 3943/11).

На основании статьи 247 Трудового кодекса истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Взыскание ущерба

Работодатель обязан доказать:

Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника. При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник может доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

Порядок взыскания ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Взыскание суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка работника, не требует согласия работника и производится по распоряжению работодателя. Однако такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если же месячный срок пропущен, то взыскание может осуществляться только судом. При такой сумме ущерба не имеет значения, какую именно материальную ответственность несет работник, – ограниченную или полную.

При несогласии с этим взысканием работник вправе обжаловать действия работодателя в суде.

Если же сумма ущерба превышает средний месячный заработок работника и он не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, то взыскание может осуществляться только судом. Этот порядок действует в ситуации полной материальной ответственности.

В любом случае помните: на основании статьи 138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. Следует отличать возмещение от взыскания: на возмещение ограничение на удержания из заработной платы не распространяется. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

А если ущерб причинен по вине руководителя?

Обратимся к разъяснениям постановления Пленума Верховного суда РФ от 02.06.2015 № 21 «О некоторых вопросах, возникших у судов при применении законодательства, регулирующего труд руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организации» (п.п. 5, 6).

В соответствии с частью первой статьи 277 Трудового кодекса РФ руководитель организации (в т. ч. бывший) несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации. Привлечение руководителя к материальной ответственности в размере прямого действительного ущерба осуществляется в соответствии с положениями глав 37 «Общие положения» и 39 «Материальная ответственность работника» Трудового кодекса РФ.

В случаях, предусмотренных федеральными законами (например, ст. 53.1 ГК РФ, ст. 25 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», ст. 71 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 44 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др.) руководитель организации (в т. ч. бывший) возмещает организации и неполученные доходы (упущенную выгоду), причиненные его виновными действиями.

Ревизия не заменит инвентаризацию

Внутренний контроль осуществляют не только органы управления экономического субъекта, но и ревизионная комиссия (ревизор) экономического субъекта (п. 18.1 Информации № ПЗ-11/2013).

В корпоративной организации избрание ревизионной комиссии (ревизора) относится к исключительной компетенции высшего органа такой организации (ч. 2 ст. 65.3 ГК РФ).

С позиций трудового законодательства экономический субъект – это работодатель. Статья 20 Трудового кодекса РФ определяет работодателя как физическое либо юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры. Но ревизионная комиссия (ревизор) не обладает полномочиями по заключению трудовых договоров. Так, в ООО ревизор считается органом общества и избирается исключительно общим собранием его участников. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, не может быть членом ревизионной комиссии общества или ревизором (п. 6 ст. 32, подп. 5 п. 2 ст. 33 Закона № 14-ФЗ).

На основании статьи 47 Закона № 14-ФЗ ревизор общества вправе в любое время проводить проверки финансово-хозяйственной деятельности общества и иметь доступ ко всей документации, касающейся деятельности общества. По требованию ревизора руководитель общества, а также работники общества обязаны давать необходимые пояснения в устной или письменной форме.

Недостача – физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Торговля. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 28.08.2013 № 582-ст).

Таким образом, недостача может быть выявлена и в результате ревизии. Однако ревизор не вправе предпринимать какие-либо действия по взысканию ущерба с работников. Статья 247 Трудового кодекса РФ наделяет соответствующими полномочиями только работодателя. Она гласит:

От себя добавим: такими специалистами могут быть члены ревизионной комиссии.

Итак, отождествлять ревизию с инвентаризацией неправомерно, хотя Минфин России в письме от 13.02.2009 № 03-03-06/4/4 разницы между этими мероприятиями не усмотрел. Правда, письмо посвящено налоговым правоотношениям. Между тем в налоговой сфере действует пункт 1 статьи 11 Налогового кодекса, в силу которого понятия и термины гражданского и других отраслей законодательства Российской Федерации надлежит применять в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное специально не оговорено данным кодексом.

В итоге полагаем: вслед за ревизией, выявившей недостачу, руководитель обязан назначить внеплановую инвентаризацию тех же активов.

Инвентаризация товаров у индивидуального предпринимателя

Общеобязательные правила проведения инвентаризации установлены лишь для юридических лиц. Формально на индивидуальных предпринимателей они не распространяются. Так, Минфин России в письме от 31.12.2009 № 03-11-09/422 разъяснил, что при проведении инвентаризации по факту хищения товарно-материальных ценностей индивидуальный предприниматель вправе руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Как видно, вправе, но вовсе не обязан!

Эта позиция поддержана апелляционным определением Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.03.2016 № 33-1767/2016. Однако при этом суд, ссылаясь на статью 56 Гражданского процессуального кодекса (ГПК) РФ, указал: отказываясь от проведения инвентаризации в порядке, установленном Методическими рекомендациями, индивидуальный предприниматель обязан представить иные доказательства, достоверно подтверждающие факт и размер причиненного работником ущерба.

Мы же считаем: отсутствие прямого нормативного регулирования инвентаризации у ИП обязывает последнего самостоятельно установить порядок этой процедуры и довести его до сведения работника. Иное ставит работника ИП в худшее положение по сравнению работниками юридического лица, снижает государственные гарантии для защиты прав работников ИП, создает почву для злоупотребления правом. Дискриминация в сфере труда запрещена статьей 3 Трудового кодекса РФ.

Наш вывод полностью соотносится с условием подпункта «в» пункта 2 Типовой формы договора о полной материальной ответственности. В соответствии с ним «работодатель обязуется… проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества». А коль скоро такой порядок не установлен на государственном уровне, ИП обязан установить его локальным нормативным актом.

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»

zen

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Источник

Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт

38 l

Организация провела инвентаризацию кассы и обнаружила, что денег в ней не хватает — это значит, есть недостача. Может быть, кассир ошибся в расчетах, но есть и риск, что деньги были украдены. Как отразить недостачу в учете, когда и за чей счет ее списывать и какие документы понадобятся, расскажем в статье.

Об обратной ситуации мы рассказали в статье «Излишки денежных средств в кассе»

nedostacha

Инвентаризация кассы: когда и зачем проводится

Нехватку денег в кассе обычно видят во время инвентаризации. Эту процедуру организация проводит в том порядке и в те сроки, которые определила сама. Но иногда проверка обязательна:

Руководство организации может запланировать проверки заранее или провести их внезапно. Как правило, к плановым подходят более ответственно, зато внеплановые помогают найти больше нарушений. К примеру, если недобросовестный сотрудник «позаимствовал» деньги из кассы на время, то он может не успеть вернуть их перед неожиданной проверкой.

Поводом начать внеплановую проверку будут жалобы покупателей, требования контролеров, сообщение от других сотрудников или просто собственное желание убедиться, что все в порядке. Ограничений по частоте проверок нет — их можно устраивать хоть каждую неделю, хоть каждый день.

Как проходит инвентаризация кассы

Чтобы начать инвентаризацию, руководство издает приказ и назначает инвентаризационную комиссию. Только для годовой инвентаризации приказ не нужен.

Инвентаризация кассы включает в себя проверку наличных, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, переводов в пути, денежных документов (билеты на самолеты и поезда, топливные карты, путевки и пр.). В приказе на проведение инвентаризации можно обозначить конкретные объекты проверки.

Комиссия пересчитывает всю наличность в кассе и проверяет, соответствует ли остаток сумме, указанной в кассовой книге. Дополнительно проверяют кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, записи в кассовой книге и др.

Важно! На время инвентаризации касса закрывается — принимать и выдавать денежные средства нельзя.

На инвентаризации кассы должно присутствовать материально ответственное лицо — обычно это кассир. А перед началом проверки кассир должен подтвердить, что передал в бухгалтерию все расходные и приходные документы, оприходовал поступившие ценности и списал выбывшие.

Как оформить недостачу

Результаты инвентаризации оформляют в виде инвентаризационной описи (акта инвентаризации). Можно разработать форму самостоятельно или использовать стандартную ИНВ-15 — она подходит для оформления результатов проверки денежных средств и денежных документов.

Акт обычно составляется в двух экземплярах — для бухгалтерии и для кассира. Но если инвентаризация проводится из-за смены кассиров, понадобится сразу три экземпляра — бухгалтерии, старому кассиру и новичку.

Если во время инвентаризации нашли недостачу, нужно:

Как привлечь кассира к ответственности

Это можно сделать не всегда. Чтобы привлечь к ответственности материально ответственное лицо, нужно выполнить следующие условия:

Материальная ответственность кассира может быть полной или ограниченной. Если с ним заключен договор о полной ответственности, то взыскать можно будет всю сумму (ст. 244 ТК РФ). Если такого договора нет — ответственность кассира ограничена его средней месячной зарплатой (ст. 241 ТК РФ).

Как взыскать сумму недостачи

Чтобы взыскать деньги, работодатель должен издать соответствующий приказ. На это у него есть месяц после того, как комиссия установит точную сумму ущерба (она не может быть больше среднемесячного заработка).

Приказ составляется в произвольной форме с указанием всей необходимой информации и подписью руководителя. Все лица, которых касается приказ, тоже должны поставить подписи об ознакомлении.

Общество с ограниченной ответственностью «Ясно»
Приказ

Об удержании из заработной платы работника суммы недостачи, выявленной при инвентаризации кассы

Во время проведенной на основании приказа от 25.06.2021 № 43 инвентаризации денежных средств в кассе была обнаружена недостача денежных средств, произошедшая по вине кассира Андреевой М.М. На основании этого и в соответствии со ст. 238, 244, 248 ТК РФ и договором о полной материальной ответственности от 12.08.2019 № 2,

Общая сумма удержаний из зарплаты не должна превышать 20 % от каждой выплаты на руки (минус НДФЛ). Например, если зарплата кассира до вычета налога составляет 15 000 рублей, то за раз можно будет удержать не больше 2 610 рублей (ст. 138 ТК РФ).

Если работодатель не успеет оформить приказ о взыскании в течение месяца, придется обращаться в суд. Еще судебные разбирательства бывают, когда работник отказывается возмещать ущерб после увольнения или не согласен выплатить остаток недостачи, который превышает его среднюю зарплату. Срок для иска в суд — один год со дня выявления ущерба.

Что делать, если ответственных нет и деньги взыскать не с кого

Если организация не смогла выявить виновника недостачи, то вся сумма ущерба списывается на издержки. Для списания тоже издают приказ — строгой формы нет, поэтому оформляйте произвольно.

В приказе указывается сумма недостачи денежных средств, а также основания для списания — это документы госорганов, которые подтверждают отсутствие виновного лица. Например, постановление о прекращении уголовного дела, справка о подтверждении причины возникновения пожара и пр.

Работодатель может и сам отказаться от удержания суммы недостачи с работника (ст. 240 ТК РФ). Такое решение оформляется приказом об освобождении работника от материальной ответственности.

Как отразить недостачу наличных в кассовой книге

В нормативных документах нет правил, по которым надо отражать недостачу в кассовой книге. Однако понятно, что показать ее нужно в графе № 5 «расход», а основанием будет акт инвентаризации.

Порядок отражения следующий:

Так остаток на конец дня будет совпадать с фактическим. Если кассир внесет недостачу в кассу, нужно будет оформить ПКО и сделать запись о приходе.

Бухгалтерский и налоговый учет недостачи

В бухучете недостачи отображаются в том отчетном периоде, к которому относилась дата, по состоянию на которую вы проводили инвентаризацию. Так, годовая инвентаризация влияет на показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Проводки для недостачи в кассе следующие:

Проводка Суть операции
Дт 94 Кт 50 Отражаем недостачу в кассе
Дт 73 Кт 94 Сумма недостачи отнесена на виновное лицо
Дт 70 Кт 73 Недостача удержана из заработной платы виновного лица
Дт 50 Кт 73 Работник внес наличные в кассу в счет недостачи
Дт 91 Кт 94 Сумма недостачи списана в расходы (если нельзя взыскать)

Сумма недостающих денежных средств может быть учтена организацией в расходах (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом суммы возмещения, полученные от работника, признаются в составе внереализационных доходов и отражаются на дату признания их должником или на дату вступления в силу решения суда.

Ведите учет наличных в кассе, денежных документов, ценных бумаг и БСО в Контур.Бухгалтерии. Оформляйте приходные и расходные кассовые ордера и готовьте документы для инвентаризации. А еще в сервисе можно оформлять расчеты с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет и даже подключить интеграцию с кассовой программой. Попробуйте все возможности Контур.Бухгалтерии на тестовом периоде — 14 дней в подарок всем новым пользователям.

Источник

Adblock
detector